仕事の効率を上げる3つの基本ポイント|ムダがない人ほどシンプル

ムダの無い仕事の効率 仕事術
効率 良男
効率 良男

誰でも仕事をスムーズにこなして人から評価をされる人物になりたいですよね。

仕事が効率良く進むとやる気も出て帰宅時間も早くできるのでメリット多数。
この記事ではそんなできる人になるポイントを3つ紹介しようと思います。

仕事で苦戦している人にとっては才能が無いとダメと思うかもしれませんが実は簡単なコツを積み重ねるだけなので慣れれば難しくありません。

全ての仕事を100%完璧にすると進まない

まず1つ目に挙げるポイントは「仕事の全体像の把握」が大切。
とくに気を付けることは完璧主義になるといつまでたってもやることが全然終わらないことです。

仕事は一人で完結しないことも多くあるので進めながら修正や調整が必ず出てきます。
細かいことまで全部行うと後からのやり直しに時間がとてもかかることになります。

完璧主義は一生懸命に仕事をしていても逆に仕事が遅い人になりかねません。
むしろ問われるのは「仕事の流れ」と「人の仕事の流れ」の把握です。

それぞれの部署や職務によって異なる仕事の影響を知ると自分の優先順位がわかります。
全てに全力ではなく優先順位を見極めて時間と労力の割り振りがポイントです。

デスク周りをシンプルにする

机の上に無数の書類があったりしませんか。
さらに引き出しにはバラバラに適当に突っ込んだファイルの束。

もしも当てはまるなら今すぐ整理することで仕事の効率はぐっと上がります。

まず整理に必要なことは「必要なもの」と「不要なもの」に分けることです。
例えば、ずいぶん前に終わった業務の書類、いますぐやる必要のある書類など「必要なもの」だけ残して「他のもの」は所定の場所に戻すか処分しましょう。

これだけでも整理が進んで探しものをする時間がだいぶ減ります。

さらに、ファイルを使って業務ごとに書類を収納して付箋を付けると便利で仕事の効率が向上。
あとは文房具などデスクに収納する物の定位置を決めるとさらに良いです。

この整理整頓は毎日の探しものをする時間を大幅に減らせます。
探し物を毎日5分していると年間にすると1200分(約二日半)のロスになります。
大変な人だともっと時間をロスしているかも(滝汗)

簡単なことですが大きな蓄積になるのでぜひデスク周りをシンプルにしてみて下さいね。

タスクの同時進行は非効率!?

3つ目のポイントはマルチタスクだと作業効率が下がるので、シングルタスクにして一点集中で仕事をすることです。

できる人ほど同時に色々なことを進めている印象ですが大半のできる人もシングルタスクで仕事をしています。
じつは人の頭は短時間で何回も仕事の切り替えをするとドンドン疲れて処理速度が下がっていきます。

とくに気を付けたいことは集中力が切れても無理やり仕事を続けていると、いつの間にかミスが重なって修正作業に多くの時間を取られることになります。
マルチタスクはぱっと見はカッコいいかもしれませんが実はとても非効率なので要注意です。

そこで、お勧めなのが時間ごとに区切ったシングルタスクです。

一定時間だけブレずに仕事をしていると集中している時間がとても長くなります。
しかも、時間ごとに区切るので休憩も無理なく取れます。
結果としてマルチタスクをするよりも1日の仕事の進み方が大幅に向上します。

忙しいときこそ時間の割り振りを決めてシングルタスクに取り組んでみて下さい。

まとめ

仕事を効率良く進めるなら

・仕事と人の全体の流れを把握することで自分の時間を一番使うことに優先して取り組む

 完璧主義をしている間は大量のやり直しやムダが出てくるので区切りの良い箇所で同僚や

 上司に進捗報告してムダを無くす。

・「要るもの」「要らないもの」を分けて所有物を減らす

 所有物を減らしてから整理整頓で探し物のムダな時間を減らしてやるべきことに時間をあてる

・マルチタスクをやめてシングルタスクで仕事に取り組んで高い集中力の時間を長く保つ。

 あれもこれもではなく仕事の順番を決めてから一つずつこなしていく。

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