仕事の効率を良くするための工夫まとめ3選|できる人と言われるコツはこれ

仕事の効率と工夫 仕事術
効率 良男
効率 良男

仕事を効率良く仕事をしているつもりでただがむしゃらにひたすら頑張ることってありませんか?

毎日朝早くから夜遅くまで働いてもなぜか仕事が終わらない。
それなのに周りから一生懸命努力をしても一切評価されない。

いわゆる「空回り」と呼ばれる状態は辛いですよね。

もしも場当たり的な努力(誰も見ていない箇所にやたら時間をかける、上司の求めているポイントを一切考えないなど)をしているなら実はとても時間を浪費していることがあります。

この空回りから脱却するためにはいくつかの工夫が必要です

それは与えられた仕事の中で自分が求められていることをきちんと理解して段取り良く仕事をこなすことが重要です。

実際に自分の求められていることを理解するのに必要なポイントをまとめてみたので参考になったら試して下さい。

業務全体の状況把握と目標を理解する

まず一番はじめにやるべきことは自分が任されている仕事の全体の流れと目標を把握する。

自分の立ち位置と周りの状況がわからないままでいるとその場その場で適当に仕事をすることになります。

もし周囲の状況がわからないままだと地図を持たない宝探しをするようなものでいつまでも結果という宝にたどり着けなくなります。

仕事のスタートに全体が把握できていると段取りが組めるのでやるべきことの順番が決められるようになります。

優先順位が決まると無駄に次にすることを考える時間も不要になりスムーズにやるべきことに取りかかれます。

また周りの状況がわかってくると周囲の人との進捗が確認しやすく上司や同僚との報連相も進めやすくなるので無駄な作業を省けるようになります。

そして、目標がハッキリしていると自分の進捗度合いがわかるのでやる気を高く保ったまま気分良く仕事に取り組めます。

進めるタスクの優先順位を決める

段取りを決めて次にすることはタスクを全て書き出して

  1. 「優先度と緊急度の高いタスク」
  2. 「優先度が低くて重要度が高いタスク」

の①と②にだけ集中して他のタスクは他の人を頼るか置いておく。

1日の限られた就業時間の中で全てのタスクを実行していると全然時間が足らなくなります。

この①と②だけを1日のToDoリストに書き込んで実行すれば無駄無く上司や同僚に求められていることに集中して結果が出せます。

また、ToDoリストに書き込むときに

  • 出社直後にやる気を上げる簡単なタスク
  • 集中力が上がらない朝用のルーティーンワーク
  • 集中力が高いお昼の時間にブレーンワーク

といった自分のモチベーションを高く保つための工夫をしておくと出社してから退社するまでダラダラせずに仕事ができるので周囲から評価も自然と高まっていくのでメリットだらけです。

明日やることを書き出す

翌日の段取りを退社前に決めておくと翌日の朝は無理に気持ちを上げなくても楽にやる事にとりかかることができます。

とくにTo Doリストを作る作業は今日の仕事の振り返りも一緒にできるので本当にやるべき事が明確になって翌日のモチベーションアップにつながります。

また、やる事がわかっていると事前に業務に関係する人に連絡してスムーズな連携にもつながります。

もしも、翌日の朝に業務連絡したい人がつかまらないと時間のロスになるので早めに動く習慣を身に付ける意味でも翌日の下準備はとても有効な方法です。

この翌日の段取りにもうひと工夫をするならタスクごとに優先度分け(A,B,Cなど)や作業の順番(1,2,3,など)をひとめでわかるように目印を付けておくと便利です。

急な仕事が入って一日の流れが変わってもすぐに確認して元の段取りに戻ることができます。

まとめ

業務の流れと目標を把握しておく

周囲の人達と自分の置かれている状況に合わせて自分の仕事の役割を考えて仕事をすると無駄な修正などが減って効率が格段に向上します。

進めるタスクの優先順位を決める

緊急度の高いタスクだけをこなしていると実はいつまでたっても忙しいループにはまるので少し先に必要なタスクも同時に進めておくことで後から業務に追われずにスムーズに仕事が進みます。

明日やることを書き出す

1日の振り返りを兼ねて今日の仕事の改善点と明日の課題が明確になるので明日以降の仕事の進み方が毎日改善されていきます。
さらに優先順位と順番を決めると無駄がなくなって効率が向上します。

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