新入社員が仕事で困らないメモ活用術|取って終わらない工夫で自己成長

新入社員のメモの取り方と使い方 仕事術
効率  良男
効率 良男

先輩や上司からの指示などで聞き漏らしを防いだり頭の整理に便利なメモのポイントを解説します。

会社で働き始めるといつ伝言や指示が自分に回ってくるかわかりません。
何も記録する物を持っていないと、急で覚えきれない指示がくると後で非常に困ることになります。

そんな困ったことを回避するにはいつでもメモ帳とペンを持ち歩いておくことです。

とくに仕事でこれから数多く経験する会話に「言った・言ってない」という指示を出した人との記憶のズレです。

このような記憶のズレを回避して仕事を正確にこなせる「できる人」として評価してもらうためにもぜひメモを使える人になって下さい。

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知らない事やわからない事はすぐにメモを取る

会社に入ると「知らないことやわからないこと」がたくさんあります。
そのまま放置すると、ずっとできない事だらけになって自分自身が困ることになります。

そこで、まず意識として大切なことは「知らなくても、できなくても」きちんと上司や先輩の話を聞くことです。

この話を聞く時に自分を助けてくれるのがメモになります。

始めのうちは自分の中で「メモの雛形」を事前に用意しておくと話を聞くポイントが整理されて話の内容が覚えやすくなります。

●メモ記入例
・何月何日何時
・誰から
・何について
・期日
・その他

などをメモ帳の最後か最初に書いて確認しながらメモを取ると聞き漏らしも減るので、後でメモを見返してもすぐに理解できます。

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お勧めのメモの整理の仕方

まずメモを取ることになれてない間は雛形通りにメモを取って書き漏らしを防ぐことが大切です。
ただし、簡易なメモでも枚数が増えると頭の整理が追いつかなくなります。

そこで、内容の整理を定期的に行う必要がでてきます。

メモの内容は必ず項目ごとに分けて整理

メモを整理する時にお勧めの方法はページの入れ替え可能な「ルーズリーフ」で目次を用意してメモの内容を書き分けていくことです。

例:営業マン
・アポ取り
・専門用語集
・社内業務ルーティン
・取引先役職者一覧
・接客スキル
・プレゼンについて
・提案からクロージングのポイント
などがあります。

大切なことは一生懸命メモを取ることに集中するよりも、何のためにメモを取るかという主旨を忘れないで下さい。

全ては仕事で成果を出すためにメモがあります。

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付箋でメモの内容を活かす

さきほどまで、メモの有効性と整理についてお話しました。
メモ帳だけでも十分に便利ですが、「付箋」を使いこなすとさらにメモの幅が広がります。

付箋はメモで取った大事な内容を要約して目立たせたり伝言など多様な使い方があるので簡単に使用例を書き出しておきます。

付箋の使い方

・仕事の区切りごとの確認事項
・1日の簡易予定表
・職場内での簡易な伝言用紙
・改善点や注意事項を
・作業のタスクリスト
・パソコンに貼り付けて作業表にする
・ノートに貼り付けて移動可能なメモにする
・書く面積が小さいので要約する習慣がつく
・簡易なガントチャートに貼る
・一人でブレーンストーミングする
・マインドマップの枝として貼り付ける
・ノートにイラストや文字を追加記入
・PDCAごとに分けて書く
・書類や冊子に貼って簡易な目次
・色分けで緊急度や重要度を分ける
・不要になればすぐに捨てられる
などがあります。

付箋メモはいくらでも使い方に応用が効くのでメモを取ることに慣れたらさらに仕事をスムーズに進めるためにも付箋の活用もどんどん取り入れてみて下さい。

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まとめ

●メモを取る習慣を身に付ける。

・いつでも携帯して書き漏らしを防ぐ
・メモの雛形を用意して簡単に取れるようにする

●メモを取った後は内容を整理する

・取ったメモは必ず後で読み返して必要な事は整理するルーズリーフノートに書き写す。
・書き写した内容は仕事の内容や順番に合わせて整理すると同じ内容をメモする必要がなくなる。

●付箋でさらにメモを活かす

・整理した内容をアウトプットとして貼り出す
・簡易ノートとして使う
付箋は応用範囲が広いので色々試して自分なりのカスタマイズ方法で活用して下さい。