パソコンの効率化は仕事をスムーズに進めるには欠かせないです。
営業職や事務職といった職種を問わずにパソコンのスキルは幅広く役立つので身に付けておくと便利。
特にリモートワークの普及や個人業務が増えてきているので自分でスキルアップすることは社会人には必須かもしれません。
知ってるだけですぐ使えるスキルアップが多いのでどんどん取り入れてみて下さいね。
逆に突き詰め過ぎると複雑な事もたくさんあるので難易度の低いことから実践がお勧めです。
使用頻度の高い言葉を辞書に登録する
使用頻度の高い言葉は毎日の業務で丁寧に入力と変換をしていると実は多くの時間を費やしていることがあります。
そこで少ない入力ですぐに自動で変換入力が出てくると大幅に入力時間が省略できます。
お勧めの辞書登録内容は
・社名、部署、職務
・挨拶関係
・メール便などの定型文に使う言葉
・メールアドレス
・やり取りの多い取引先の情報
・業務上の専門用語
などがあります。
辞書登録の例ですが
お世話になっております ⇒ おせ
平素は格段の〜〜 ⇒ へいそ
お疲れ様です ⇒ おつ
ありがとうございますん ⇒ あり
これらの省略が出来るだけで年間で何時間もの短縮。入力の多い事務職ならもしかすると何十時間も省ける場合があります。
ウェブ検索ではGoogleChromeをメインに使う
パソコンの初期設定ではよくIE(Internet Explorer)やBINGが設定されていることが多いです。
これらのウェブブラウザは実は処理速度があまり速くないので毎日の検索時間がかなりかかってしまいます。
そこで仕事が速いビジネスパーソンがよく使うウェブブラウザの代表はGoogleChromeです。
処理速度はGoogleが開発しているだけあってトップクラスの処理速度です。
しかも、便利な拡張機能が色々付け足せます。
この拡張機能を使う事で検索機能が自分用にどんどんカスタマイズできるので仕事の効率がはかどります。
キーボードは仕事もプライベートも揃える
個人的には実際に試してみるまではどのキーボードを使っても一緒だと思っていました。
でも、実はキーボードはメーカーや型番によって少しずつキーの幅や一部のキーの配置が異なります。
会社のパソコンとプライベートのパソコンで毎回異なると余計な頭の切り替えで集中力が下がりやすくなります。
そこで、実際にキーボードを仕事もプライベートも統一すると入力にとても集中しやすくなりました。
とくに助かっていることはミスタイプの回数が格段に下がったことで小さなストレスも減りました。
加えてショートカットキーの操作もキーボードを確認せずにブラインド操作ができるので仕事がはかどります。
ブルートゥースキーボードをメインに使う
先程も紹介した通りキーボードの規格を統一するためにもパソコンのキーボードにこだわる必要はありません。
それとデスクトップPCで有線キーボードを使うと机の上でケーブルが邪魔になることもあります。
またビジネス鞄に収まるサイズのキーボードならオフィス外に持ち出してタブレットをPC替わりに使うこともできます。
使う回数の多いフォルダはショートカット登録する
これは使いたいフォルダを開くのに毎回いくつかのフォルダを開く手間を省くことができます。
ショートカット登録したいフォルダのプロパティを開いて「ショートカット」項目にコマンドを入力するだけです。
これだけでマウスをいくつかクリックしてフォルダを開ける手間が短縮できます。
まとめ
仕事のムダが無い人ほどパソコンの操作を省いて一つ一つの作業を簡略化していく人が多いです。
今日からでも使えるものばかりなので試す価値はありますよ。
