仕事がはかどるPDCAサイクルの回し方｜もう挫折しないコツを伝授

効率良男

有名だけど使いこなすことが少し難しいPDCAについて解説します。

ビジネス書を読んでいるとよく見かける言葉の一つに「PDCA」があります。
業務の計画を練って取り組みながら確認して調整していく。

簡単に言えばこれだけです。

ですが、実際に個人でもチーム運営でも使ってみても何となくで、取り組んでも仕事の効率に直結しないことが多いです。
そこで知ってるけど意外とコツが必要なPDCAのポイントをまとめてみました。

PDCAのキーポイントについて

まず、始めにあるP（plan:計画、目標）がPDCAサイクルにおいて一番大切になります。
この目標の数値や内容を詳細に決めてチームであれば共有しておくことが後の3つ（CDA）に活きてきます。

そして、目標を実現する際に起こる課題や解決策を講じることで行動を詳細にきちんと決められます。

以降のD（Do:）は具体的な行動に落とし込んでひたすら行動する。
このときにより効果の高いタスクを選ぶと計画倒れになることを防げます。

次のC（Check :検証）で業務の進捗や方向性の確認が取れるので目標からズレても立て直すことができます。
最後にAはAction(改善)と言われがちですがより正確にはAdjust（調整）が的確だと思われます。

常に目標に合わせた行動と修正で目標達成が実現していきます。

計画で立てた行動はさらに優先順位と順番を決めて遂行していくと目標達成がしやすくなります。
しかし、何事も順調にいくわけではないので計画通りに行動が進まないこともよくあります。

ここで一番してはいけないことは計画に届かないと判断してPDCAサイクルを止めることです。

進捗がいまいちな時にこそ目標に近づけるためのC（Check:検証）でより効果の高い対策を行って行動を選択していきます。

数字で行動を判断できる明確な基準を設けると仕事の進捗や自己成長の度合いが掴めるようになります。

（例）営業の数値化
・1日の接客数、取引先訪問件数
・見込み客から顧客への成長確率の把握
・販売の決定率
・一週間のアポイント件数
・月間と年間の売上目標
・商品ごとの利益率
・部下の月間売上、アプローチ平均数

（例）事務職の数値化
・製造現場のミス発生件数の管理
・年間の事務用品の無駄削除で経費削減額
・マニュアル作成による業務効率○％向上
・来期までの事務員の資格取得率
・5Sによる残業○時間の削減
・プレゼン資料改善で満足○％アップ

これらのように行動を目標と照らし合わせられるように仕組み化をすることで状況把握が簡単になります。

仕事をスムーズに進めている人の多くは自分なりの振り返りのタイミングを設けています。

例えば、
・1日の始めに前日の振り返りと今日の目標と行動を手帳に書く。
・1日の終わりに当日の振り返りと翌日の行動と目標を決める。

毎日の行動の中に小さなC（Check:検証）とA（Adjust:調整）を行うと目標からブレずに仕事が進みます。
そして調整を把握して一日のToDoリストに優先順位と順番を決めて書き込むとPDCAサイクルが円滑に回ります。

会社によっては中間報告を求められることもありますが自分自身でも定期的な検証が必要です。
期間ごとの検証は1ヶ月ごとや3ヶ月ごとのように少しまとまった時間を取ることで検証がしやすくなります。

とくに年単位の様な長期的なプロジェクトほど曖昧になりやすくなるので自分で確認は必須です。
できれば、自分の管理とチームメンバーと一緒に行うタイミングを設定するとチームの行動もまとまっていきます。

PDCAのポイントについて少しまとめてみましたが要点は

・いつでも目標を確認する
・効果の大きいタスクから行動
・数値化することで進捗把握
・毎日のToDoを決める
・定期的にな検証時期を設ける

PDCAサイクルは習慣化しないとすぐに崩れてしまうので日常業務に取り込んでみて下さい。